Belgelendirme Kuralları

1. AMAÇ
Bu prosedürün amacı; Muayene hizmetleri ve Uygunluk Değerlendirme faaliyetleri için başvuruların alınması, muayene faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi ve değerlendirilmesi için yöntem ve sorumlulukları belirlemektir.

2. TANIMLAR
PED: 2014/68/EU(ex-97/23/AT) Basınçlı Ekipmanlar Yönetmeliği
SPVD: 2014/29/EU(ex-2009/105/AT) Basit Basınçlı Kaplar Yönetmeliği
MD: 2006/42/AT Makine Emniyet Yönetmeliği
NHW: 92/42/AT Yeni Sıcak Su Kazanlarına Dair Yönetmelik
GAR: 2016/426/AB (ex-90/396/EEC) Gaz Yakan Cihazlar Yönetmeliği
LD: 2014/33/AB Asansör Yönetmeliği
CPR: Yapı Malzemeler Yönetmeliği
WPQR: Sabit Bağlantı Onay Kaydı
PEK: İş Ekipmanlarının Kullanımında Sağlık ve Güvenlik Şartları Yönetmeliği

3. SORUMLULUKLAR ve UYGULAMA
3.1. Ürün Uygunluk Değerlendirme Başvurusu
3.1.1. Başvuruların Alınması
Uygunluk değerlendirme ve Muayene hizmeti için başvurular, uygunluk değerlendirmesi yapılacak ilgili direktif veya Muayene hizmeti doğrultusunda hazırlanan ilgili Başvuru Formları ile şahsen veya elektronik ortamda (faks, e-mail veya FQC STANDARD web sitesi üzerinden) alınır.
3.1.2. Başvuruların Gözden Geçirilmesi
Yapılan başvuru aşağıdakileri sağlamak üzere gözden geçirilir ve uygunsa onaylanır;
a) Başvuran müşteri kuruluş ve ürün hakkındaki bilgilerin, denetimin gerçekleştirilmesi için yeterli olması,
b) Uygunluk değerlendirme ve Muayene Hizmeti şartlarının açık bir şekilde tarif edilmesi, dokümante edilmesi ve başvuran kuruluşa verilmiş olması,
c) FQC STANDARD ile başvuran kuruluş arasında bulunan anlayış farklarının çözümlenmesi,
d) FQC STANDARD’ın ürün uygunluk değerlendirme hizmeti verebilmesi için yeterlilik ve kabiliyete sahip olması (Akredite uygunluk değerlendirme taleplerinde denetçi ve teknik uzman kapasitesi gibi),
e) Uygunluk değerlendirme kapsamı ve uygunluk değerlendirme faaliyetlerini, Muayene faaliyetlerini etkileyen diğer hususlar (dil, güvenlik şartları, tarafsızlığa olan tehditler gibi).
3.1.3. Teklif Verilmesi
Yapılan gözden geçirme ve onay sonucunda, müşteri kuruluş için teklif hazırlanır ve başvuru sahibine iletilir.
Başvuru aşamasında müşteri kuruluştan, aşağıda belirtilen belge ve dokümanlar istenir:
– Uygunluk Değerlendirme konu olan hizmet için Teknik Dosya
– Sözleşmeleri imzalayacak yetkiliye ait imza sirküleri veya imza beyanı
– Sicil gazetesi kopyası
– Vergi Levhası
– Faaliyet Belgesi
– Yasal mevzuatla ilgili izin belgeleri
3.1.4. Sözleşme Yapılması
Uygunluk değerlendirme başvurusunun kesinleştirilmesinden sonra, 2 nüsha olarak Uygunluk Değerlendirme Sözleşmesi hazırlanır.
2 nüsha olarak hazırlanan Uygunluk Değerlendirme Sözleşmesi, müşteri kuruluşa gönderilir.
Uygunluk Değerlendirme Sözleşmesinin her 2 nüshası da, müşteri kuruluş imza yetkilisi tarafından imzalandıktan sonra FQC STANDARD’a gönderilir.
2 nüsha hazırlanan Uygunluk Değerlendirme Sözleşmesi, müşteri kuruluş imza yetkilisi tarafından imzalanıp geri gönderildikten sonra, FQC STANDARD imza yetkilisi tarafından da imzalanır. İmzalanan Uygunluk Değerlendirme Sözleşmesinin, bir nüshası müşteri kuruluşa gönderilir, bir nüshası da müşteri kuruluşun dosyasında saklanır.
3.1.5. Kapsam Değişikliği Başvurusu
FQC STANDARD, uygunluk değerlendirmenin kapsamının genişletilmesi için yapılan başvurunun cevaplandırılmasında, genişletmenin yapılıp yapılamayacağını belirlemek için bir çalışma yapar ve bunun için gerekli olan denetim faaliyetlerine karar verir. Kapsam genişletme için verilen teklifi kabul eden kuruluşta, kapsam genişletme denetimi planlanır ve gerçekleştirilir. Kapsam genişletme, uygun durumlarda, gözetim denetimi ile birlikte gerçekleştirilebilir.
Talep kapsam daraltma ise denetim gerçekleştirilmeden yeni sertifika düzenlenir.
3.1.6. Adres Değişikliği Başvurusu
Müşteri kuruluşların adres değişikliği başvurusu olması durumunda, adres değişikliği denetimi planlanır.
3.2. Denetimlerin Planlanması
3.2.1. Genel
FQC STANDARD bünyesinde gerçekleştirilecek denetimler;
– Başvuruların durumu,
– Gözetim ve yeniden uygunluk değerlendirme denetimleri,
– Denetçi ve teknik uzmanların durumları,
– Müşteri kuruluşların talepleri,
dikkate alınarak planlanır.
3.2.2. İlk Uygunluk Değerlendirme Denetimlerinin Planlanması
Uygunluk değerlendirme denetimi için tarih ve denetim ekibi belirlenerek Denetim Planı oluşturulur ve teyit edilmesi amacıyla, genel olarak denetimden (2) iki gün önce, ilgili kuruluşa bildirilir.
3.2.3. Gözetim Denetimlerinin Planlanması
Gözetim denetimleri, en azından yılda 1 kez gerçekleştirilir. İlk uygunluk değerlendirmeyi takip eden ilk gözetim tarihi, Aşama 2 denetiminin son gününden 12 ay sonrasını geçmeyecek şekilde belirlenir.
Gözetim denetimleri, yukarıda belirlenen prensip doğrultusunda, kuruluşlar izlenmek suretiyle planlanır.
12 aylık periyodun dolmasından (2) iki ay önce gözetim denetim tarihi belirlenerek, Gözetim Denetimi Bildirim Formu ile teyit edilmesi amacıyla ilgili kuruluşa bildirilir.
Gözetim denetimleri planlanırken, belgelendirilmiş ürünün, verilen uygunluk değerlendirmenin esas alındığı standartla ilgili belirli şartları sağladığının tayini için aşağıdaki konular ile ilgili bilgi alınabilir:
a) FQC STANDARD tarafından, belgelendirilmiş müşteriye, uygunluk değerlendirme ile ilgili hususlar hakkında sorular sorulmasını,
b) Müşterinin işlemleri hakkında (Örn. Promosyon materyali, web sitesi) beyanlarının gözden geçirilmesi,
c) Müşteriden dokümanları ve kayıtları sağlamasını istemesi (Kâğıt ve elektronik ortam üzerinde),
d) Belgelendirilmiş müşterinin performansının diğer yollarla izlenmesi.
Daha sonra, üzerinde uzlaşılan denetim tarihi için, denetim ekibi belirlenerek Denetim Planı oluşturulur ve teyit edilmesi amacıyla, genel olarak denetimden (2) iki gün önce ilgili kuruluşa bildirilir.
3.2.4. Yeniden Uygunluk değerlendirme Denetimlerinin Planlanması
Yeniden uygunluk değerlendirme denetimlerinin tarihi, sertifika geçerlilik süresi baz alınarak belirlenir.
Yeniden uygunluk değerlendirme denetimleri, yukarıda belirlenen prensip doğrultusunda izlenmek suretiyle planlanır.
Sertifika geçerlilik süresi bitecek kuruluşlara, sertifika geçerlilik süresi bitmeden (2) iki ay önce, yeniden uygunluk değerlendirme denetimi tarihi belirlenmek üzere, Yeniden uygunluk değerlendirme Denetimi Bildirim Formu hazırlanır ve ilgili müşteri kuruluşa bildirilir.
Daha sonra üzerinde uzlaşılan denetim tarihi için, denetim ekibi belirlenerek Denetim Planı oluşturulur ve teyit edilmesi amacıyla, genel olarak denetimden (2) iki gün önce, ilgili müşteri kuruluşa bildirilir.
305/2011/AB Yapı Elemanları Yönetmeliği kapsamında yeniden belgelendirme olmadığı için, FQC STANDARD, 305/2011/AB yapı Elemanları Yönetmeliği kapsamında yaptığı belgelendirme süreçlerinde bu maddenin hükümlerini uygulamaz.
3.2.5. Kısa Süreli Denetimlerinin Planlanması
FQC STANDARD, şikâyetleri araştırmak, değişikliklere cevap vermek veya askıya alınmış müşteri kuruluşların takibi için kısa süreli denetimler gerçekleştirebilir. Bu gibi durumlarda FQC STANDARD;
a) Hangi şartlarda kısa süreli ziyaretlerin gerçekleştirileceğine dair şartları müşteri kuruluşa, Uygunluk Değerlendirme Sözleşmesi ile bildirmekte ve bu ziyaretler için önceden müşteri kuruluşu haberdar etmektedir,
Kapsam değişikliği denetimleri için, bir gözetim denetimiyle birlikte veya ayrı bir denetimle gerçekleştirileceği konusunda uzlaşma sağlanır. Üzerinde uzlaşılan duruma göre, ilgili müşteri kuruluşta bir gözetim denetimi veya referans standardın tüm ilgili maddeleri üzerinde denetim yapılacak şekilde planlama yapılır.
Adres değişikliği durumlarında denetim yapılması gerektiğinde, ilgili müşteri kuruluşta, referans standardın adres değişikliğinden etkilenebilecek tüm maddeleri ile ilgili denetim yapılacak şekilde planlama yapılır.
Takip denetimleri, müşteri kuruluş tarafından, düzeltici faaliyet(ler)in tamamlandığının yazılı olarak bildirimi dikkate alınarak planlanır. Düzeltici faaliyet(ler)in tamamlanma süresi (3) üç ayı geçtiği takdirde, kuruluşun tüm sistemi yeniden değerlendirilecek şekilde planlama yapılır.
Takip denetimleri, müşteri kuruluş tarafından, düzeltici faaliyetlerin kapatılması için belirlenen süre sonunda kabul edilmemesi durumunda, makul ve mücbir sebepler söz konusu ise ilgili alandaki Teknik düzenleme Sorumlusu kararı ile en çok üç (3) ay ve bir (1) defa ertelenebilir.
Kısa süreli denetimler için, Planlama Sorumlusu tarafından, Denetim Planı oluşturulur ve teyit edilmesi amacıyla, genel olarak denetimden (2) iki gün önce, ilgili müşteri kuruluşa bildirilir.
3.2.6. Habersiz Denetimlerinin Planlanması
FQC STANDARD, ilgili uygunluk değerlendirme modülleri doğrultusunda habersiz ziyaretler gerçekleştirir.
FQC STANDARD;
a) Habersiz ziyaretler için önceden müşteri kuruluş haberdar edilmez,
b) Habersiz denetimlerde yapılacak faaliyetler Bölüm 3 te belirtilen ilgili uygunluk değerlendirme prosedürlerinde tanımlanan şartlara göre gerçekleştirilir.

3.2.7. Denetim Öncesi Müşteri Kuruluşların ve Denetim Ekibinin Bilgilendirilmesi
Denetimler öncesinde denetim gerçekleştirilecek müşteri kuruluşa, denetim ekibinde görev alacak denetçiler ve teknik uzmanların adlarının yer aldığı bir Denetim Planı iletilir. Bu şekilde, denetim tarihleri ve denetim ekibi üzerinde müşteri kuruluş ile önceden mutabakat sağlanır.
FQC STANDARD, müşteri kuruluşa herhangi bir teknik uzmanın görevlendirilmesi ile ilgili itirazlarına ve geçerli bir itiraz olduğu durumlarda, ekibin yeniden düzenlemesine yetecek kadar süre önceden, istendiği takdirde denetim ekibinin üyeleri için gerekli geçmiş bilgilerini de sağlar. Müşteri kuruluş, makul sebeplerle denetim ekibi üyelerinde değişiklik talebinde bulunursa, yazılı gerekçe sunmaları istenir. Bu uygulama tüm denetimler için geçerlidir.
Makul sebeplere örnek olarak, çıkar çatışması durumları (bir denetim ekibi üyesinin kuruluşun eski çalışanı olması veya kuruluşa danışmanlık hizmeti vermiş olması gibi) veya daha önceki ahlaki olmayan davranışlar gösterilebilir.
3.3. Denetimlerin Gerçekleştirilmesi
Denetimlerin gerçekleştirilmesi ve raporlanması, Bölüm 3 te belirtilen uygun alanda hazırlanan Değerlendirme Prosedürlerine göre yürütülür.
3.4. Değerlendirme ve Ürün Uygunluk Değerlendirme Kararı
Denetim ekibinin hazırladığı rapor son karar olmayıp, FQC STANDARD karar alır.
Denetimler sonrasında, tespit edilmiş olan uygunsuzlukların tamamen kapatıldığı garanti altına alınmadan, uygunluk değerlendirme veya yeniden uygunluk değerlendirme kararı alınmaz.
FQC STANDARD, ilgili müşteri kuruluşun dosyasında yapılan gözden geçirme ve değerlendirme sonucunda, ilgili müşteri kuruluşun belgelendirilmesi veya yeniden belgelendirilmesi doğrultusunda karar alır.
FQC STANDARD uygunluk değerlendirmeye ilişkin olumsuz kararı veya uygunluk değerlendirmenin sürdürülmesine engel bir durum tespiti sonrası, ilgili müşteri kuruluştan, söz konusu sebepleri ortadan kaldırması ve takip denetimi talebinde bulunması için, yazılı olarak başvurması istenir.
İlk uygunluk değerlendirme, yeniden ürün uygunluk değerlendirme ve takip sebebiyle yapılan denetimler için, olumlu karar sonrası, sertifika düzenlenir.
Alınacak olumsuz karar doğrultusunda sertifika düzenlenmez ve müşteri gerekçeli karar ile bilgilendirilir. Ayrıca Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı’ na gerekçeli karar ile birlikte bilgi verilir.

3.5. Sertifikanın Düzenlenmesi
Düzenlenen sertifikada, aşağıda belirtilen bilgiler yer alır:
a) FQC STANDARD’ın adı ve adresi,
b) Belgelendirmenin verildiği tarih (tarih, belgelendirme kararının tamamlandığı tarihten önce olmamalıdır),
c) Müşteri kuruluşun adı ve adresi,
d) Belgelendirme kapsamı,
e) Belgelendirme belirlenmiş bir dönemin sonunda geçerliliğini kaybediyorsa, belgelendirme dönemi veya son geçerlilik tarihi,
f) Belgelendirme programının gerektirdiği diğer her türlü bilgi.

Şimdi Standartlarınızı Belirleyin!

Ücretsiz Danışma Fırsatı